Comment établir un budget pour votre événement ?

Un enjeu majeur !

BUDGET

Quelque que soit le secteur d’activité (industriel, tertiaire…) ou la taille de l’entreprise (de la multinationale à la startup), la tenue d’un évènement est stratégique. Toutes les occasions (inauguration, lancement de produit…) sont bonnes pour organiser un événement, en interne ou ouvert, digital ou physique. Dans ce cas, l’entreprise doit clairement définir ses objectifs ; vision claire en termes de cible, de message clé, d’expérience proposée. Une fois cela fait, vous devez établir un budget pour l’événement, et surtout ne rien oublier pour répondre aux attentes de chacun.

Quels éléments prendre en compte dans la définition du budget ?

Il existe plusieurs méthodes...

L'une d'elle consiste à faire une répartition par grandes catégories de dépenses, soit :

  • Le format : digital, physique ou mixte
  • La logistique : le transport, l’hébergement et la restauration le cas échéant
  • La structure : le lieu, le mobilier et la décoration
  • L’accompagnement au fil de l’événement : l’animation, le personnel, les prestations techniques et la communication autour de l’événement
  • L’administratif : que les démarches soient internes ou externes, il ne faut pas oublier les frais administratifs que peuvent engendrer un événement. Un séminaire aux Etats-Unis nécessite des frais de visa individuels. 
  • Les imprévus : idéalement, prévoir l’imprévu sera toujours bénéfique à un événement (plan B et enveloppe de secours sont toujours les bienvenues)
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La deuxième méthode...

Une deuxième méthode consiste à établir les dépenses au fil de l’événement : avant, pendant et après. En reprenant les catégories de répartition budgétaire, cette organisation chronologique permet, entre autres, un suivi post-événement à ne pas négliger.

Comment être sûr de ne rien oublier ?

Le mot clé : l'organisation !

La clé de la réussite de l’organisation d’un événement, c’est bien évidemment de réussir à ne rien oublier. L’objectif est de ne laisser aucune place à l’erreur et à l’imprévu, afin d’éviter tout stress et mauvaise surprise. 

Pour cela, rien ne vaut la création d’une checklist, alias To Do List. Souvent sous-estimée mais tellement incontournable, elle garantit le suivi et le bon déroulement d’un événement, ou projet en tout genre. Utilisée par un ou plusieurs collaborateurs, la checklist permet également une bonne répartition des tâches. 

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Pour aller plus loin

Vous pouvez même pousser plus loin la gestion de projet événementiel en travaillant avec des outils tels que :

  • Le diagramme de Gantt, qui garantit la réalisation des tâches dans le temps,
  • Le diagramme de PERT qui permet la planification par enchainement des tâches.

Ces outils permettent de n’oublier aucun prestataire et donc d’éviter toute dépense superflue. 

Une fois les objectifs et le budget de l’événement bien établis, en prenant toujours en compte une part d’imprévu, il n’y a plus qu’à se lancer ! 

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