Comment bien organiser un évènement ?

  • Tendance

L’organisation d’un évènement représente une tâche compliquée pour laquelle il vous est vital de vous préparer. Une bonne anticipation en amont permettra ainsi non seulement d’offrir une expérience unique à votre audience, mais également d’éviter des situations gênantes. 
Pour cela, quelques bonnes pratiques existent afin de donner vie à l’évènement parfait.  

Définir l'objectif de l'évènement

Un point vital

La première étape à l’organisation d’un évènement est de simplement répondre à la question « pourquoi ? ». Vital pour votre future organisation, ce stade clé permet alors de déterminer la raison pour laquelle l’évènement va avoir lieu. Il s’agit en effet de mettre en place une rencontre qui va répondre à un réel besoin et susciter l’intérêt d’un auditoire. 

La réponse à cette première question fixée, il sera alors possible de déterminer l’audience qui viendra assister à l’évènement. Vous saurez alors vers qui vous tournez ! 

En somme, définir la visée d’un évènement et le type de public permettra alors d’appréhender les messages à transmettre ainsi que leurs pertinences. 

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Défini le budget

Une étape importante

Organiser un évènement réussi repose également sur un budget défini en amont. Cette étape décisive permettra de déterminer non seulement le format de l’évènement (présentiel, digital ou les deux) mais également les prestations additionnelles qui l’accompagneront. On peut ainsi compter : 

  • La restauration
  • L’accueil avec hôtes / hôtesses
  • Les intervenants
  • Les coûts des transports
  • Les outils de communication

Votre budget vous permettra ainsi de choisir les différents éléments qui viendront donner vie à votre évènement. 

Définir un format

Une étape clé dans l'organisation

Pour continuer, déterminer le format d’un évènement représente une étape clé de sa planification. Il s’agit alors de proposer un évènement en adéquation avec les objectifs, le public cible et le budget disponible.
Ainsi, quelques questions doivent être abordées en amont : 

  • Combien de temps va durer l’évènement ?
  • Quel type de sous-évènements souhaitez-vous mettre en place : réunion, exposition, forum, commission… ?
  • Quel thème et quelles animations choisissez-vous ?
  • Quelles prestations techniques seront nécessaires : techniciens, régisseur...?

Cette étape réalisée, il vous faudra alors vous pencher sur l’aspect logistique dans l’organisation de votre évènement. 

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Opter pour une date

Et un lieu, selon votre format d'évènement

Une fois le format de l’évènement déterminé, il est alors primordial d’en déterminer la date ainsi que le lieu, si vous optez pour un évènement physique. Néanmoins, n’oubliez pas de prendre en compte : 

  • La disponibilité du public cible
  • La disponibilité du lieu – certains doivent être réservés des mois à l’avance ! 
  • La capacité d’accueil et la configuration de l’emplacement  
  • L’accessibilité du lieu 

Communiquer

Pour faire rayonner votre évènement !

Le cœur de l’évènement défini, la communication débute. Diffuser et relayer l’évènement sur les différents supports de communication et réseaux sociaux sont alors importants. Mais pas seulement ! D’autres moyens de communication peuvent s’avérer utiles. E-mailing, campagnes marketing, bouche-à-oreille… Cela vous permettra de porter votre évènement aux oreilles de son auditoire ! 

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